给学校的档案柜 “合理减肥＂
作为一个档案工作者，我们不仅要学会做“加法”，还要学会做一些“减法”，“有案必录”、“光进不出”并不是科学合理的档案工作原则，无限膨胀只会增加不必要的负担。1967年1月31日，周恩来在……
作为一个档案工作者，我们不仅要学会做“加法”，还要学会做一些“减法”，“有案必录”、“光进不出”并不是科学合理的档案工作原则，无限膨胀只会增加不必要的负担。1967年1月31日，周恩来在接见机要档案系统外地来京人员时的讲话中就曾指出：“档案不要搞得太多，不然是文牍主义，后代要骂我们的。”[1]由此可见，要避免“文牍主义”，提高档案工作的效率，档案工作者必须学会对档案进行精简。对于当前扩招形势下人力、物力资源相对紧张的高校档案工作者来说，学会给学校档案室的文件柜“合理减肥”尤为重要。那么，如何对档案进行精简，应当注意哪些标准和方法呢?笔者认为主要有以下几个方面：
一、对于一式多份的I复档案。可予以必要的压缩、合并、优化在一所高校里，一份文件的“上行”与“下达”都有可能造成大量的重复。前一种情况如对于学校某一项指令的简单呈报，不同院系上交的可能都是内容完全相同的一些意见;后一种情况像同一个主题，如《关于……的通知》这样的文件，可能校宣传部、校办、校团委等都会先后下达，或者，一个单位先下发，许多单位跟着转发。这些内容完全相同，只是供档单位不同的档案如同全部塞入档案柜，无疑便会造成不必要的冗余。对于这类重复档案，我们认为只需存留一份，同时登记上提供同样内容的各供档单位的信息便可以了。还有一种情况是同一份文档不同“版本”之间的重复。这里指的主要是印件与定稿之间的重复。一份文件作为印件广泛征求意见，可能最终又经有关领导改动了一些字句、标点，于是便出现了新一个版本的印件;再经格式、排版、字号等方面的改动，可能又会出现一个新版……如果我们对这个过程中形成的每一个“版本”都一一存档，便又会增加不必要的负担。对于这种情况，我们认为对各版本差别较大的可以每版存留，而对于仅仅只是字号、格式等方面的不同者，只保留一份最终形成的最完善本即可。
二、对于有些可以利用现代化信息存储、检素手段处理的应用数据类档案，可以采取“档案柜存放电子档.库房存放纸质挡”的方式进行优化高校的应用数据类档案如教师基本信息、学生入学分数等在大多数情况下只需要其中的数据就行了，只有在极少数情况下(如人事调动等)才需要纸质实物。在这种情况下，可以充分利用现代化技术手段的优势对档案柜进行优化。我们可以把这些纸质档案的信息转化为电子数据，从而大大缩减它们的体积。例如i0，000，000字的文字资料，印在纸介质上大约需要i0，000页的A4纸。按照一张709规格的A4纸的重量4.3759，体积21.0.297.0.08ma来计算，这些纸质文档的重量最低便会达N43.75千克，体积至少49.896立升，这对于高校档案室的档案柜来说，可是一笔不小的负担。而事实上，我们完全不必要把这样重量、体积的纸质文档堆放在档案柜中，因为如果把它存储为电子档的话，最小只需要10M的空间，随便一个小小的移动硬盘、闪存盘、刻录光盘便可以轻松存下这样的数据N多份!当然，这并不意味着把数据变为电子档之后原有的纸质文档便可以丢弃了，但把它们请出档案柜，安置在耗费人力物力相对较少的库房里却是可行的。这样，我们便可以采取这种“档案柜存放电子档，库房存放纸质档”方式，让传统文本型档案信息与现代化电子型档案信息互为补充，相得益彰。[2]从而能够有效节约资源，提高档案工作的效率。
三、对于那些已经失去档案价值或保警必要性的文档，耍“该出柜时兢出柜”。曩时清理、转移乃至销毁处理尽管对于“档案能否销毁”到目前为止还存在着相当的争议，有的论者主张：“没有保存价值的或者已经保管期满的档案就要进行销毁”[3]有的论者则认为：“迄今所有的档案定义尽管有不同的表述，但都直接或间接地表明档案是有保存价值的。”[4]有的学者则干脆釜底抽薪，指出“‘档案可以销毁’命题在档案学理论上是语义悖论”。[5]但无论如何，档案工作的实践经验告诉我们，在高校档案工作中的确会在不同时段遇到一些已经没有检索需求和保管价值的材料。这些材料，它们是曾经的档案，占据着档案柜中的一部分空间，但到某一特定时段后它们的的确确已经没有了在档案柜中继续“尸位素餐”的必要性了。对于这些材料。你叫它“档案”也好，叫它“过期档案”也好，叫它“无价值材料”也好，那毕竟只是一个称呼，关键是要及时清理，为档案柜腾出空间，让新的、有价值的档案能够顺利安置。何况， 《机关档案工作条例》第十七条也有规定：“机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定……鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值和档案进行登记造册，经本机关领导人批准后销毁。”因此，对那些“大限已到”，确无保存价值的档案，我们完全可以将之请出档案柜，将它变成可以回收利用的纸浆。当然，对于那些目前虽无价值，但并不能完全确定将来会不会派上用场的档案我们是不能轻易销毁的;但是，将它转移出需要耗费较多资源的档案柜乃至重要档案室，安置在运营保管成本相对较低的库房里总是可以的吧?“吐故纳新”是自然规律，档案工作也不例外。当然，精简档案，对高校档案柜进行“减肥瘦身”的办法并不限于以上几种。但本文的目的却不仅在于列举这几种主要的精简原则和方案，更旨在说明一个深层次的道理：无谓累积，“陈陈相因”并不是保管档案的科学方法，只有学会合理地鉴别、压缩、精简档案，才能够充分提高档案工作效率，为建设集约型校园、集约型社会贡献档案人的一份智慧和力量。
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